Olvasási idő: 5 perc
Egy szervezetben a kialakított adatplatform (az adattárház szélesebb értelemben vett meghatározása, a cikkben szinonimaként használjuk a két fogalmat) vagy éppen a folyamatban lévő adattárház bevezetés megítélésben megkülönböztethetünk általános, illetve egy-egy szervezeti szintre ható szempontokat.
Az általános szempontok az egész szervezeti struktúrát áthatják az adattárház projekt kezdeti szakaszától a projekt teljes életciklusán át.
Az egy-egy szervezeti szintre ható szempontok általánosságban a projekt bizonyos szakaszára vonatkoznak és hatásuk habár átívelhet más szervezeti egységekre is, valójában a szervezet egy kisebb, jól definiált részének véleményét befolyásolják.
Az adatplatform megítélésének általános szempontjai
Fejlesztési/továbbfejlesztési scope nagysága
Az adattárház projekt megítélésében rendkívül fontos szerepet játszik a bevezetési illetve továbbfejlesztési ciklusok mérete. Rövidebb, de használható méretű fejlesztési ciklus során pontosabban tervezhetőek a projekt költségei illetve időigénye, ezzel elkerülve a felsővezetés negatív véleményét az esetleges csúszások illetve többletköltségek miatt. A projekt emberi erőforrás igénye is könnyebben felmérhető, emellett belátható mennyiségű többletfeladatot jelent a résztvevőknek, így elkerülve a túlterhelést. Valamint viszonylag rövid időn belül használható megoldás születik a végfelhasználók számára, rövidebb betanulási ciklussal.
Csapat és technológia szétválasztása
A bevezetett vagy bevezetni készült adattárház technológia és a csapat teljesítménye, mely menedzseli azt, szorosan összefügg. Ebből kifolyólag külső szemmel nehéz elválasztani a kettőt, mivel egy adott problémára tökéletes megoldást nyújtó technológia kompetens csapat hiányában a projekt teljes megítélésének romlásához vezethet. A projekt értékelésénél érdemes így minél jobban elszeparálni a kettőt, az esetleges problémás területek pontos beazonosításához.
Divathatás
Az aktuális technológiai és vizualizációs trendek térhódítása hatással lehet az adattárház megítélésére a teljes szervezeten belül. Erre példa a felhőben működő megoldások térnyerése, mely nem minden profilnál kivitelezhető megoldás akár technikai, akár biztonsági tényezők miatt. Ez viszont nem feltétlenül tudatosul minden érintett szereplőben, így a földi technikát alkalmazó adattárházakat egyszerűen „elavultnak” bélyegezhetik.
Belső kommunikáció
A belső kommunikáció megítélésre gyakorolt hatása a felsővezetéstől indul, majd behálózza az egész szervezetet. Amennyiben az adattárház használata felsővezetői utasításra történik, viszont a kollégák azt nem szívesen használják vagy nem látják az előnyeit, a használatra való kényszerítés további megítélés romlást von maga után. Másik példa az adattárház riporting idő csökkentő hatása. Azokban a kollégákban akik munkaidejük jelentős részében ezzel foglalkoztak, felmerülhet, hogy az adattárház elveszi a feladataikat, de emiatt akár tarthatnak az elbocsátástól is. Ez belső kommunikációval kezelhető.
Adatplatform megítélése a szervezet különböző szintjein
Felsővezetői szint
A szervezeti hierarchia csúcsán megjelennek azok a tényezők, melyek általánosságban is befolyásolják egy projekt megítélését. Amennyiben a projektet nem sikerül az ütemtervnek megfelelően átadni, a teljesítés csúszásai negatív képet festhetnek az adattárház projektről is. Emellett jelentős befolyásoló tényezővel rendelkezik a felmerülő (fejlesztési és üzemeltetési) költségek és a projekt által elért haszon aránya is. A költség/haszon arány meghatározása egy adattárház fejlesztés esetében nem magától értetődő feladat, hiszen hasznot nem csak az erőforrás igény csökkenéséből realizálhatunk, hanem a hibás adatok alapján meghozott téves üzleti döntések elmaradt kárából is. Ezektől sokkal projekt specifikusabb befolyásoló tényező a rendszer segítségével elkészített riportok áttekinthetősége. Minél szélesebb vizualizációs palettával rendelkezik a rendszerünk, annál több lehetőségünk van olyan megjelenítéseket alkalmazni, melyek segítik a hasznot hozó üzleti döntések meghozatalát. A vizualizációs réteg lehetőségei mellett elengedhetetlen a bizalom a megjelenített adatok valódiságában. A KPI számok validáltsági szintje meghatározza, hogy az adattárházból kinyert eredményekre milyen mértékben mernek alapozni az üzleti döntéshozók. A mindennapos használat miatt, illetve a változó piaci környezet által generált hatások által új üzleti lehetőségek és igények jelenhetnek meg a szervezet tevékenysége során. Ha az adattárház rendelkezik továbbfejlesztési potenciállal amivel ki tudja elégíteni ezeket az újonnan felmerült igényeket, akkor a megítélése jóval pozitívabb lehet.
Üzemeltetői és support szint
Az üzemeltetői és support szinten már hangsúlyosabb szerep jut a megítélésben az operatív feladatoknak, melyek mennyiségét az előforduló hibák gyakorisága/súlyossága/forrása is nagyban befolyásol. Gyakori vagy súlyos hibák esetén jelentős munkaerő ráfordítás szükséges az elvárt szintű működéshez, melynek számottevő részét a végfelhasználók jelentik az üzemeltetésnek. Ezzel pedig a hibajavítási munkálatok mellé adminisztrációs terhet is rónak a csoportra. A hibák forrásánál érdemes külön megemlíteni az alaprendszerben előforduló hibákat, hiszen az adattárház ezen rendszerek már meglévő adottságaival dolgozik. A felhasználók pedig annak a rendszernek tulajdonítják a hibákat, amiben észlelték őket. A felsővezetői szinttől távolodva felmerül a felelősségre vonás kérdése. Előfordulhat, hogy az alaposabb és egységesebb elemzések következtében az eddigiektől negatívabb képet festenek az eredmények az elvárt mutatók terén. Ez pedig az eddig riportingot végző kollégák felelősségre vonását eredményezheti. Amennyiben a projekt kezdetétől fogva átfogó és alapos dokumentáció készül az adattárház projektről, úgy az esetlegesen felmerülő hibák kiküszöbölése jelentősen kisebb terhet jelent az üzemeltetői csapatnak, nem is beszélve a dokumentáció hiányzó részeinek pótlásához szükséges többlet munkaerő ráfordításról. Így a dokumentáltság mértéke is jelentős tényező az adattárház megítélésében. A kulcsszereplők bevonásának mértéke meghatározza, hogy az adattárház milyen szinten képes kielégíteni a felhasználók igényeit. A kulcsszereplők ismert, de a projekt során nem megvalósított elvárásai további supporting terhet jelenthetnek az üzemeltetési csapatnak, mely ezen felhasználók bevonásával már a tervezési szakaszba elkerülhető lenne. A szervezetnél működő tranzakciós alaprendszerek bizonyos üzleti döntések során változhatnak. Ekkor az adattárház működését hozzá kell igazítani a változásokhoz a pontos eredmények érdekében. Minél nagyobb a rendszer adaptivitási potenciálja, annál kisebb munkaerő ráfordítással megoldható az adattárház idomítása a változásokhoz.
Végfelhasználók
A végfelhasználók azok, akik valójában első kézből tapasztalják meg az adattárház hatékonyságát. Megfelelő működés és kivitelezés esetén a bonyolult riportok összeállításával töltött napok órákká rövidülnek az elért automatizáció mértékétől függően, a felszabadult időt új feladatokra, esetleg az eddigiek alaposabb kivitelezésének tudják szentelni. Ezen a szinten is megjelenik a felelősség, hiszen az új rendszer rávilágíthat az előző módszertan hibáira, ez pedig szankciós következményekkel járhat a probléma súlyosságától függően. A végfelhasználók nem látnak bele az adattárház technikai részleteibe, így számukra az end-user experience jelenti a legnagyobb befolyásoló tényezőt. Az elérhető vizualizációs eszközök széles palettája, kényelmes kezelés, rövid töltési idő mind kellemesebbé és hatékonyabbá teszi a riportinggal töltött munka idejét, ezáltal pozitív megítélést kölcsönözve az adattárház projektnek is. Még a legfelhasználóbarátabb rendszerek esetén is előfordulhat, hogy kérdések merülnek fel használat során. Ha a cég rendelkezik megfelelő oktatási anyagokkal illetve belső support csapattal, a felhasználó viszonylag rövid időn belül segítséghez juthat, majd folytathatja munkáját. Azoknak a kollégáknak, akik mélyebb informatikai tudással rendelkeznek, nagymértékben megkönnyítheti a munkáját, ha az adattárház által nyújtott szolgáltatások között sandbox lehetőség is szerepel, ahogyan azzal egy régebbi posztunkban is foglalkoztunk. Az egyedi lekérdezéseknek és információszerzésnek minden esetben jól kontrollált környezetekben kell történniük, mert különben shadow-BI alakulhat ki a cégen belül, ezzel megsértve az adattárház alapelvét, miszerint az „az igazság egyetlen forrása”.
Szerzők:
Balázs István – Junior DWH fejlesztő
Pertics Richárd – Business Analyst